O cadastro do BEM no sistema será responsabilidade do setor contábil. Sabendo-se disto, quando o contador receber a nota de um BEM do ativo imobilizado será necessário cadastrar o mesmo no sistema no módulo Controle Patrimonial utilizando a tela Inclusão de BENS.

Ao realizar o cadastro será necessário que o contador informe todos os campos obrigatórios do formulário de cadastro. Caso for fixada uma etiqueta/placa com a identificação do BEM deverá ser utilizado no campo Código do BEM o seu número de identificação. 

Para efetuar o cadastro de um BEM será necessário classificar o mesmo em um Departamento, Seção, Divisão, Grupo e definir o índice de depreciação que será utilizado para o cálculo da depreciação mensal. Para cadastrar acessar:

Para cadastrar os Índices de Depreciação deverá ser utilizada a seguinte tela: 

Controle Patrimonial > Cadastros > Índice Depreciação

Os índices serão utilizados para calcular a depreciação contábil dos bens. Os índices devem ser cadastrados utilizando percentuais de depreciação anuais. O nome do mesmo deve ser de fácil interpretação para melhor compreensão do cadastro, exemplo: MÁQUINAS (10%) - 10 ANOS DE VIDA ÚTIL. Ao entrar na tela selecione a aba Cadastro e preencha o formulário com as seguintes informações: 

· Código: este campo irá apresentar o código de identificação do índice de depreciação. O sistema irá gerar um número automaticamente sempre que for realizado um novo cadastro. O número será sequencial iniciando pelo número 1 (um). Não será possível alterar o valor deste campo pois ele é controlado automaticamente pelo sistema. 

· Descrição: neste campo deverá ser informada a descrição do índice de depreciação. 

· Percentual Depreciação: neste campo deverá ser informado o percentual anual de depreciação que será utilizado para o cálculo mensal da depreciação dos bens que forem vinculados ao índice de depreciação. 

· Conta Débito - Depreciação: neste campo deverá ser informada a conta contábil que será utilizada para apropriação do custo da depreciação mensal do bem. 

· Conta Crédito - Depreciação: neste campo deverá ser informada a conta contábil (ativo) que será utilizada para contabilizar a depreciação acumulada do bem. 

· Conta Débito – Aquisição/Correção: neste campo deverá ser informada a conta contábil de débito (ativo imobilizado) para aquisição/baixa de bem. 

· Conta Crédito - Aquisição/Correção: neste campo deverá ser informada a conta contábil de crédito (ativo imobilizado) para aquisição/baixa de bem. 

Exemplo: 

Para cadastrar os BENS deverá ser utilizada a seguinte tela: 

Controle Patrimonial > Movimentações > Inclusão de Bens

Ao entrar na tela selecione a aba Cadastro e preencha o formulário com as seguintes informações: 

· Código do BEM: neste campo deverá ser informado o código de identificação do BEM. Geralmente este código está localizado em placas de identificações fixadas no BEM. 

· Descrição: neste campo deverá ser informada a descrição do BEM. A descrição será utilizada para identificação do BEM. A descrição deverá ter coerência com a descrição do item apresentado na nota fiscal de compra. Exemplo: IMPRESSORA MULTIFUNCIONAL HP DESKEJET F800. 

· Departamento: neste campo deverá ser informado o departamento que o BEM está localizado. 

· Seção: neste campo deverá ser informada a seção que o BEM está localizado. 

· Divisão: neste campo deverá ser informada a divisão que o BEM está localizado. 

· Grupo: neste campo deverá ser informado grupo correspondente ao BEM. 

· Índice de Depreciação: neste campo deverá ser informado o índice de depreciação que será utilizado para o cálculo da depreciação do BEM. 

· Filial Atual: neste campo deverá ser informada a filial que o BEM está localizado. 

· Valor Aquisição: neste campo deverá ser informado o valor de aquisição do BEM. Deverá ser informado o mesmo valor que o apresentado na nota fiscal de compra. 

· Data Aquisição: neste campo deverá ser informada a data da aquisição do BEM. 

· Data Início Utilização/Depreciação: neste campo deverá ser informada a data que será considerada para início da depreciação do BEM. 

· Fornecedor – Aquisição: neste campo deverá ser informado o fornecedor do qual o BEM foi adquirido. Deverá ser informado o mesmo fornecedor que o apresentado na nota fiscal de compra. 

· Número do Documento – Aquisição: neste campo deverá ser informado o número da nota fiscal referentes a compra do BEM. 

· Observações: neste campo poderá ser informadas observações sobre o BEM. 

· Usuário Inclusão: o sistema irá preencher automaticamente este campo com o nome do usuário que realizou o cadastro (usuário logado no sistema). 

· Data Inclusão: o sistema irá preencher automaticamente este campo com a data que o BEM foi registrado no sistema. 

Exemplo: 

Deverá ser anexado ao cadastro do BEM a nota fiscal digitalizada. 

Relatório de inclusões de bens 

Sempre que for necessário gerar um relatório com a listagem dos BENS incluídos no sistema em um determinado mês/ano deverá ser utilizado o relatório Inclusões de BENS. Este relatório também poderá ser utilizado para conferir se as informações cadastradas estão de acordo com as informações apresentadas nas notas fiscais de compra. O relatório irá apresentar as seguintes informações: 

· Código: nesta coluna será apresentado o código de identificação do BEM. 

· Descrição: nesta coluna será apresentada a descrição do BEM.  

· Filial: nesta coluna será apresentada a filial que o BEM está localizado. 

· Fornecedor Compra: nesta coluna será apresentada a razão social do fornecedor que o BEM foi adquirido.  

· Vlr de Aquisição R$: nesta coluna será apresentado o valor de aquisição do BEM.  

· Índice de Depreciação: nesta coluna será apresentado o índice de depreciação utilizado para o cálculo da depreciação do BEM. 

· Conta Contábil: nesta coluna será apresentada a conta contábil definida para o lançamento contábil da depreciação mensal. As contas contábeis estarão vinculadas aos índices de depreciações cadastrados no sistema. 

· Data de Aquisição: será apresentada a data de aquisição do BEM. 

Para gerar o relatório de inclusão de BEM o contador deverá acessar a seguinte tela:

Controle Patrimonial > Consultas/Relatórios > Inclusões 

Ao entrar na tela informe o mês e o ano e em seguida clique no botão IMPRIMIR:

Arquivar documento fiscal do Bem 

Em seguida será necessário que o contador arquive o relatório Inclusões de BENS, juntamente com as notas fiscais recebidas, os documentos originais deverão ser arquivados em ordem cronológica nas pastas de bens imobilizados. 

FLUXOGRAMA